Oriolas integritetspolicy

Personuppgiftsansvarig

Oriola Abp
FO-nummer: 1999215-0
Adress: Orionvägen 5 02200 ESBO, FINLAND
PB 8, 02101 ESBO, FINLAND

Dataskyddsombud

Om du inte hittar vad du letar efter i denna policy, kan du kontakta Oriolas dataskyddsombud: GDPR-DPO@oriola.com eller Oriolas dataskyddsombud, PB 8, 02101 ESBO, FINLAND.

Hur du använder dina rättigheter

Du kommer alltid att få en bekräftelse på de åtgärder vi har vidtagit på din begäran (t.ex. bekräftelse av radering). Vi informerar dig om vi inte kan uppfylla en begäran du har gjort, och skälen till ett sådant beslut. Begäran om kontroll av personuppgifter är kostnadsfri en gång var sjätte (6) månad. För ytterligare begäranden under denna tidsperiod kan vi ta ut en rimlig avgift för att täcka de administrativa kostnaderna. Vi förbehåller oss rätten att avvisa begäranden som upprepas orimligt ofta, är överdrivna eller klart ogrundade.

Rätt till tillgång

Du har rätt att få tillgång till och bli informerad om vilka personuppgifter som gäller dig vi behandlar. Du kan se vissa uppgifter direkt i våra digitala kanaler, och du kan begära en kopia av dina personuppgifter från vårt dataskyddsombud: GDPR-DPO@oriola.com eller Oriolas dataskyddsombud, PB 8, 02101 ESBO, FINLAND. Vi kommer att uppfylla din begäran om vi inte har lagliga skäl att inte dela dessa uppgifter eller om delning av uppgifter skulle påverka andras rättigheter och friheter negativt.

Rätt till korrigering

Du har rätt att rätta till eller uppdatera dina personuppgifter som vi har om dig, om de är felaktiga eller ofullständiga. Du kan uppdatera vissa av dina personuppgifter via våra digitala kanaler och du har rätt begära att dina kontaktuppgifter eller andra personuppgifter korrigeras genom att kontakta oss.

Rätt till radering

Du kan be oss att radera dina personuppgifter, och vi kommer att radera sådana uppgifter utan onödigt dröjsmål, såvida vi inte har en laglig anledning att fortsätta behandlingen av uppgifterna, till exempel för att leverera de begärda tjänsterna eller om det finns ett rättsligt krav eller laglig rätt för oss att behålla personuppgifter.

Rätt till begränsning och invändning

Du kan be oss att begränsa behandlingen av dina personuppgifter, till exempel när din begäran om att korrigera eller radera dina uppgifter är under behandling, eller om du har invänt mot behandlingen av dina personuppgifter och klargörandet av grunderna för behandlingen är under behandling.

Du har rätt att när som helst förbjuda oss att använda dina personuppgifter för direktmarknadsföring som inkluderar profilering relaterad till sådan direktmarknadsföring. Du kan avprenumerera marknadsföringskommunikation via länken "avprenumerera" eller på andra sätt som ingår i varje marknadsföringsmeddelande.

Rätt att återkalla ditt samtycke

Du har rätt att ändra dig och återkalla ett samtycke som du tidigare gett oss. Om du har ett konto för digitalt samtycke (Consent Wallet) kan du återkalla ditt samtycke via profilsidan på ditt konto.

Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att få de personuppgifter du har gett oss i ett strukturerat och allmänt använt elektroniskt format och att självständigt överföra dessa uppgifter till en tredje part.

Inlämnande av klagomål

Om du anser att vi inte har behandlat dina personuppgifter korrekt, kan du kontakta dataskyddsmyndigheten och lämna in ett formellt klagomål.

Hur vi skyddar dina uppgifter

Oriola vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa säkerheten för dina personuppgifter och skydda dem mot förlust eller olaglig användning. Tillgången till dina personuppgifter är begränsad så att endast behöriga personer har tillgång till uppgifterna och genom åtkomstkontroller, och behandlingen av personuppgifter registreras. Vår IT-miljö är skyddad och övervakad på lämpligt sätt, med regelbundna uppdateringar, testning, validering och utvärdering för att säkerställa kontinuerlig säkerhet. Vår personal utbildas kontinuerligt för att följa gällande dataskyddslagstiftning samt gällande standardrutiner (SOP) och instruktioner.

Internationella dataöverföringar

Dina personuppgifter kan överföras och behandlas utanför ditt hemland och utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Dessa länders lagar kanske inte ger samma skyddsnivå för dina personuppgifter.

I dessa fall har vi vidtagit åtgärder för att se till att det finns tillräckliga och lämpliga skyddsåtgärder för att uppfylla kraven för internationella överföringar av personuppgifter enligt tillämplig lagstiftning, till exempel genom att använda Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler som ett skydd för överföring av personuppgifter utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Om något skulle gå fel

gör vi vårt bästa för att hålla dina data säkra. Om det emellertid föreligger en personuppgiftsincident som skulle äventyra din integritet kommer vi att informera dig i enlighet med dataskyddslagstiftningen.

Dina handlingar är också viktiga

För att skydda din egen integritet bör du undvika att dela dina personuppgifter, t.ex. inloggningsinformation med andra eller på sociala medier. Undvik att skicka kopior av dina identitetshandlingar eller känsliga personuppgifter till oss via osäkrad e-post; använd istället webbformulär eller orderportaler som tillhandahålls av Oriola.

Kundens kontaktuppgifter

Vi samlar in och behandlar grundläggande kontaktuppgifter, t.ex.

• namn
• e-postadress
• telefonnummer
• adress
• faktureringsadress

Kommunikationsuppgifter

Vi kan samla in och behandla din kommunikation med oss. Detta kan omfatta inspelningar av samtal till kundtjänsten, chatthistorik, e-post, sms och inlägg i sociala medier (ansvaret för kontroll av data från sociala medier kan delas med leverantören för plattformen för sociala medier). Vi kan även behandla dina uppgifter i samband med tillfredsställelseenkäter och feedbackformulär. Vi kan behandla dina direktmarknadsföringsrelaterade samtycken och avprenumerationer.

Data som samlas in via våra digitala kontaktpunkter

När du loggar in på eller navigerar i våra digitala tjänster behandlar vi dina inloggningsuppgifter, användning av tjänster och viss information om användarnas enheter och anslutningar, t.ex. IP-adress.

Särskilda kategorier av personuppgifter

I vissa av våra tjänster kan vi samla in särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. information om dina hälsouppgifter som lämnats med ditt samtycke.

I samband med dina begäranden gällande specialtjänster kan vi behöva behandla denna typ av information, till exempel i medicinska studier och patientstödsprogram. Vi kommer att behandla dina känsliga personuppgifter med ytterligare skyddsåtgärder, t.ex. genom att decentralisera personliga identifierare från känsliga uppgifter.

Baserat på vårt avtal med dig

Tillhandahållande av våra tjänster

För att skapa en beställning behöver vi personlig information om kontaktpersoner.

För att kunna tillhandahålla dig tjänster kommer dina uppgifter att behandlas i våra affärs- och distributionssystem vid våra lager.

Vi använder dina personuppgifter enligt behov för att svara på dina frågor, samla in feedback, hantera klagomål eller yrkanden. Vi kan också använda dina uppgifter för att ge dig bättre service i störningssituationer.

Vi kan spara din information, kontakter och innehållet i kontakter på ett kundkonto för att kunna tillhandahålla relevant kundservice. Denna information kan också användas för att identifiera kunderna när de kontaktar oss. För att hålla dig uppdaterad om eventuella driftsstörningar i våra tjänster måste vi kontakta dig med hjälp av dina kontaktuppgifter och behandla dina kontaktuppgifter.

Baserat på vårt berättigade intresse

Kommunikation och engagemang

Vi kan behandla dina personuppgifter för att skicka dig information om våra tjänster som du har beställt eller registrerat dig för.

Vi kan tillfråga dig att frivilligt delta i utvecklingen av våra tjänster. Om du har deltagit i en enkät används resultaten för analys och kan även kombineras med andra data i vår databas för att förbättra kundupplevelsen. Efter att du fyllt i enkäten kan vi kontakta dig för att få ytterligare information. Vi kan även kontakta en utvald eller begränsad grupp av personer eller kunder för att testa våra nya produkter och tjänster.

Behandlingen av personuppgifter baseras på vårt berättigade intresse av att upprätthålla affärsrelationer och kommunicera med dig om vår verksamhet och våra evenemang.

Digitala kontaktpunkter

Personuppgifter, såsom inloggningsuppgifter och webbplatsanvändarloggar, behandlas i samband med att vi tillhandahåller tjänster i våra digitala kontaktpunkter, för att säkerställa din identitet, för att identifiera dig i de olika kontaktpunkterna och för att registrera användning. Funktionella cookies används för att samla in data från sessioner för att säkerställa att våra webbtjänster fungerar. För mer information om hur vi använder cookies, se Oriolas cookiepolicy.

Personalisering av tjänster

För att kontinuerligt förbättra kundupplevelsen och göra vårt utbud mer relevant för dig, kan vi erbjuda personaliserad service och personaliserat innehåll baserat på en enskild transaktion, till exempel erbjuda tjänster relaterade till din kundroll. Vi kan också göra kundsegmentering, till exempel för att erbjuda personaliserade annonser och detaljhandelsprodukter som är relevanta för kunden via våra digitala kontaktpunkter. Vi kan också få annan information från de enskilda transaktionerna, t.ex. webbutikbeställningen.

Genom att identifiera kund- och kundengagemangshistoriken kan vi identifiera tidigare kommunikationer, köpta tjänster och annan information. Därför kan vi känna igen de specifika kundbehoven och ägna särskild uppmärksamhet åt vissa delar av kundens upplevelse och interaktioner. För att identifiera kunden och skapa en unik kundprofil måste flera register kopplas samman, både för samma och för olika transaktioner.

Bakgrundsprocesser

Som en del av vår verksamhet kan vi behandla personuppgifter när vi utför vissa bakgrundsprocesser. För distribution av beställningar måste vi se till att beställningar skapas och behandlas i enlighet med GxP, relevanta lagar och Oriolas standardrutiner (SOP). Dessa processer omfattar till exempel övervakning av bedrägerier, såsom kreditkortsstöld, falska bokningar, bedrägliga fordringar och granskning av avgifter och skatter.

För att utveckla och förbättra våra tjänster ytterligare och för att analysera vår verksamhets prestanda följer vi trafikflöden, kommersiella och operativa prestanda och relaterade kundbeteenden. Transaktionsdata används i operativa situationer för att till exempel bestämma hur många personer som ska överföras till en högre eller lägre nivå.

Baserat på ditt samtycke

Experttjänster

Om du har registrerat dig som användare av våra experttjänster kommer vi att behandla de uppgifter som lämnats i samband med registreringen eller från andra register med ditt samtycke för att tillhandahålla den begärda tjänsten.

Direktmarknadsföring

Om du har gett oss ditt samtycke kommer vi att skicka direktmarknadsföringsmeddelanden. Till exempel, om du har prenumererat på Oriolas nyhetsbrev eller annat direktmarknadsföringsmaterial kommer dina kontaktuppgifter att behandlas för att skicka dig de begärda meddelandena. Kunderna har rätt att när som helst avprenumerera eller förbjuda marknadsföringsmeddelanden.

Vi kan också skicka dig direktmarknadsföring relaterad till Oriolas tjänster baserat på tillämplig lagstiftning om integritet inom elektronisk kommunikation, om du är en befintlig Oriola-kund eller en representant för vår leverantör, partner eller underleverantör och inte har avprenumererat (förbjudit) direktmarknadsföring.

Digitala kontaktpunkter

Förutom att möjliggöra våra webbtjänster använder vi cookies för att samla in personuppgifter i syfte att tillhandahålla tjänster för analys, personalisering och annonsering baserat på ditt samtycke. För mer information om hur vi använder cookies, se Oriolas cookiepolicy.

Processer som inkluderar särskilda kategorier av personuppgifter

Om behandlingen av dina hälsorelaterade uppgifter är nödvändig, kommer vi att begära ditt uttryckliga samtycke. Du kan bli ombedd att lämna ytterligare information, t.ex. om läkemedel som du använder. När du har gett ditt samtycke kommer uppgifterna att behandlas, t.ex. i patientstödtjänster och i Real World Data-studier, endast i den utsträckning som krävs. Baserat på ditt samtycke kan vi även behandla uppgifter som erhållits från t.ex. serviceleverantörer inom hälso- och sjukvården och nationella register, om detta är nödvändigt för den tjänst som tillhandahålls för dig.

Förvaring av nödvändiga register

Baserat på bokföringslagstiftningen är vi skyldiga att lagra våra transaktioner och annat bokföringsmaterial under den tidsperiod som anges i lagen.

Lagringsperiod

Vi sparar dina personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt för att vi ska kunna uppfylla det syfte för vilket de samlades in, eller i den mån datalagring är nödvändig för att uppfylla rättsliga skyldigheter och för att lösa eventuella yrkanden eller tvister.

Datakällor

Vi får dina uppgifter direkt från dig när du köper våra produkter eller registrerar våra tjänster i någon av våra kanaler, när du gör en beställning på service.oriola.com eller när du registrerar dig för våra patientstödsprogram.

Vi samlar automatiskt in personuppgifter när du använder våra digitala kontaktpunkter eller vissa tjänster.

Vi kan få information från myndigheter eller tredje parter. Vi kan också få dina uppgifter från andra partners, t.ex. partners som är involverade i genomförandet av distributionstjänster eller våra andra tjänster, till exempel Oriola Corporations dotterbolag.

Utlämning av dina uppgifter

Vi kan dela dina personuppgifter med Oriola Corporations företag och andra tredje parter för följande ändamål:

För Oriola Corporations interna ändamål

Vi kan komma att dela personuppgifter som samlats in med hjälp av cookies på Oriolas digitala tjänster till medlemmar i Oriola Corporation.